ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ ВІДДІЛУ ОРГАНІЗАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
1. Приймає, реєструє і передає за призначенням вхідну кореспонденцію, внутрішю документацію, веде реєстраційну, контролю, довідкову картотеки.
2.Формує контрольну картотеку, веде облік взятих на контроль актів органів влади вищого рівня, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України,
розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації, рішень обласної ради, розпоряджень міського голови та виконавчого комітету.
3.Формує контрольні справи на рішення виконкому, розпорядження міського голови, що потребують контролю.
4.Здійснює реєстрацію рішень виконкому, розпоряджень та доручень міського голови, забезпечує своєчасне доведення їх до відповідальних відділів, управлінь міської ради, підприємств, установ та організацій, службових осіб відповідно до вимог регламенту роботи виконавчого комітету міської ради.
5.Організовує роботу електронного документообігу.
6.Приймає. Реєструє та здійснює контроль за своєчасним розглядом заяв, пропозицій. Скарг громадян.
7.Веде облік карток особистого прийому громадян міським головою та здійснює контроль за їх своєчасним розглядом.
8.Забезпечує (в межах своєї компетенції) організаційне забезпечення, здійснення делегованих повноважень виконавчим комітетом міської ради та міським головою.
9.Забезпечує належний контроль та своєчасне надання інформації (звітів) на виконання актів органів влади вищого рівня, доручень доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації, рішень обласної ради, розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету, службових документів в структурних підрозділах міської ради. Надає електронною поштою, факсом або в паперовому вигляді інформацію про виконання документів до обласної державної адміністрації.
10.Готує і систематично надає заступникам міського голови, керівника структурним підрозділам міської ради попереджувальні матеріали щодо термінів виконання документів, які перебувають на контроль та звернення громадян.
11.Готує на апаратні наради при міському голові статистичні матеріали про стан виконавської дисципліни та стан із розглядом звернень громадян.
12.Розробляє і подає в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації контролю.
13.Вживає заходи щодо своєчасного розгляду керівниками структурних підрозділів документів органів влади вищого рівня, власних розпорядчих документів, звернень громадян.
14.Вносить пропозиції про зняття з контролю чи продовження термінів виконання документів, притягнення, в установленому порядку, до відповідальності посадових осіб за їх не виконання, несвоєчасне, неякісне виконання, покладених на них обов’язків щодо стану виконавської дисципліни, або формальне ставлення до розгляду звернень громадян.
15.Вносить пропозиції про розгляд на засіданнях виконкому, апаратних нарадах при міському голові питань про стан виконання документів органів влади усіх рівнів у структурних підрозділах міської ради.
16. Надає методичну та практичну допомогу заступникам міського голови, керівникам структурним підрозділів міської ради, керівникам підприємств, установ, організацій комунальної форми власності в частині виконавської дисципліни та розгляд звернень громадян.
17.Забезпечує необхідні умови та надання своєчасної, повної і достовірної інформації на запити про доступ до публічної інформації.
18.Складає номенклатуру справ, забезпечує контроль за формуванням, оформлення та збереженням справ, щодо підлягають здачі до архіву.
19.Забезпечує організаційно-технічну підготовку засідань виконавчого комітету, апаратних нарад при міському голові, організації прийому громадян представниками органів влади вищого рівня.
20.Забезпечує обслуговування обчислювальної та організаційної техніки апарату міської ради.
21.Забезпечує створення та розширення комп’ютерної мережі міської ради, їх технічне обслуговування.
22.Організовує відрядження працівників міської ради у службові відрядження.
23.Виконує інші функції та покладені на нього завдання.